O Dia Internacional dos Arquivos, celebrado anualmente em 9 de junho, destaca a importância dos registros e arquivos como instrumentos de boa governança, desenvolvimento e preservação da história. Na Codemge, o Comitê Interno de Privacidade (CIP) e a Gerência Administrativa (Gerad) aproveitam a data para ressaltar a importância do assunto.
No que se refere ao tratamento de dados pessoais, o CIP lembra que esse é um processo com duração definida, observados os prazos e condições previstos em normas específicas que regem a gestão de documentos e arquivos.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabelece, em seu artigo 16, hipóteses gerais em que é autorizada a conservação de dados pessoais para as seguintes finalidades:
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
• estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
• transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos na Lei; ou
• uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.
Na Codemge, como empresa estatal, há necessidade de prestação de contas anual para o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais e demais órgãos de controle. Por essa razão, orienta-se que a eliminação de dados pessoais ocorra em consonância com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDDA).
O dado pessoal deve seguir a mesma lógica de descarte do suporte que o contenha (documento físico ou digital). Essa orientação mitiga o risco de descarte de informações e documentos essenciais para fins de prestação de contas e demais ações de controle.
Saiba mais sobre a LGPD na cartilha eletrônica que o CIP desenvolveu no último ano.
Codemge renova os membros da CPAD
Neste mês em que se comemora o Dia do Arquivo, a Companhia realiza a renovação dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). A CPAD é composta por cinco membros de áreas correlatas, que estão participando de iniciativas propostas pelo Arquivo Público Mineiro, como cursos, oficinas e capacitações.
“O Dia Internacional dos Arquivos é data boa para pensar em memória. Arquivos são lugares de memória. Seja individual, coletiva, institucional. O objetivo maior dos arquivos é preservá-la”, comenta Rosalvo Araújo, integrante da Gerad e da CPAD, em comemoração à data.
A comissão tem como principal função analisar os documentos produzidos pela Companhia, sejam eles físicos, sejam digitais.
Dia dos Arquivos
A escolha da data foi feita na Assembleia Geral Anual do Conselho Internacional de Arquivos (ICA), em 2007, no Canadá. Foi em 9 de junho de 1948 que a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (Unesco) criou o ICA.
O Dia dos Arquivos também contribui para a compreensão sobre a necessidade de preservação e acesso aos arquivos em longo prazo. Os arquivos são valorizados como meios de descoberta, documentação do passado e abertura para novas ideias.
