Celebrado mundialmente em 9 de junho, o Dia Internacional dos Arquivos aponta para a relevância de dados e registros como instrumentos de boa governança e preservação da história. Na Codemge, a gestão documental é valorizada e promovida, em consonância com a privacidade de dados. O Comitê Interno de Privacidade (CIP) e a Gerência Administrativa (Gerad) aproveitam a data para destacar a importância do tema.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabelece diretrizes importantes e obrigatórias para coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais. Com essa legislação, em vigor desde 2020, o Brasil passou a contar com um arcabouço legal específico para a privacidade dos seus cidadãos.
Considera-se dado pessoal toda informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, como, por exemplo: nome, sobrenome, CPF, RG, CNH, título de eleitor, matrícula profissional, data de nascimento, e-mail, endereço, telefone.
No artigo 16, a LGPD prevê hipóteses em que é autorizada a conservação de dados pessoais para: cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais; transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento dispostos na Lei; ou uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.
O dado pessoal deve seguir a mesma lógica de descarte do suporte que o contenha (documento físico ou digital). Essa orientação mitiga o risco de descarte de informações e documentos essenciais para fins de prestação de contas e demais ações de controle.
A Codemge conta com o trabalho do Comitê Interno de Privacidade para seguir em conformidade com a LGPD. Desde 2020, o grupo multissetorial vem realizando ações em variados eixos temáticos, como jurídico, de comunicação, tecnologia da informação, integridade e gestão de riscos, tendo concluído, em 2024, o projeto de adequação da empresa à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Saiba mais na cartilha eletrônica sobre LGPD elaborada pelo CIP.
Gestão de documentos digitais
Em um mundo cada vez mais conectado, documentos, sistemas e arquivos digitais são parte fundamental dos nossos registros. Por isso, a gestão de documentos é necessária e estratégica para a Codemge. A Gerência Administrativa trabalha nesse sentido e destaca, a seguir, os principais motivos para a gestão adequada de documentos digitais no âmbito da Companhia:
Dia dos Arquivos
A escolha da data foi feita na Assembleia Geral Anual do Conselho Internacional de Arquivos (ICA), em 2007, no Canadá. Foi em 9 de junho de 1948 que a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (Unesco) criou o ICA.
O Dia dos Arquivos também contribui para a compreensão sobre a necessidade de preservação e acesso aos arquivos em longo prazo. Os arquivos são valorizados como lugares de memória (individual, coletiva, institucional), meios de descoberta, documentação do passado e abertura para novas ideias.
